Privacy in verband met sollicitaties

Als onderdeel van ons wervingsproces verzamelt en verwerkt het Bedrijf persoonsgegevens in verband met sollicitanten. Het Bedrijf is toegewijd aan transparant zijn over de manier waarop die gegevens worden verzameld en gebruikt en aan het voldoen aan haar verplichtingen in verband met gegevensbescherming.

 

Welke informatie verzamelt het Bedrijf?

Persoonsgegevens” (of persoonlijke gegevens) betekent gegevens over een individu aan de hand waarvan die persoon kan worden geïdentificeerd, aan de hand van alleen die gegevens of in combinatie met andere gegevens die we hebben.

Als onderdeel van ons wervingsproces verzamelt het Bedrijf allerlei gegevens over u. Het gaat hierbij onder meer om:

  • uw naam, adres en contactgegevens, met inbegrip van uw e-mailadres en telefoonnummer;
  • details over uw kwalificaties, vaardigheden, ervaring en werkverleden;
  • informatie over uw huidige remuneratieniveau, met inbegrip van uitkeringsrechten;
  • of u al dan niet een handicap hebt, waarvoor het Bedrijf tijdens het wervingsproces redelijke aanpassingen moet doorvoeren; en
  • informatie voor het verifiëren van uw identificatie en recht om in het VK te werken.

Het Bedrijf verzamelt deze gegevens mogelijk op verschillende manieren. Er bevinden zich bijvoorbeeld gegevens in sollicitatieformulieren, CV’s, gegevens verkregen uit uw paspoort of andere identiteitsdocumenten, of verzameld via interviews of andere beoordelingsvormen.

Als aan u na het wervingsproces een dienstbetrekking wordt aangeboden, vragen we verdere persoonsgegevens van u. De details daarvan staan in onze Kennisgeving in verband met gegevensprivacy voor werknemers.

Persoonsgegevens kunnen worden verkregen aan de hand van informatie die u op vacatureforums of sociale media-sites hebt geplaatst, zoals LinkedIn, waar u hebt vermeld dat u momenteel op zoek bent naar een baan.

Het Bedrijf kan ook persoonsgegevens over u verzamelen van derden, zoals referenties die door voormalige werkgevers worden aangeleverd, informatie van leveranciers die achtergrondcontroles over uw arbeidsverleden uitvoeren en informatie naar aanleiding van het nagaan van strafbladen. Het Bedrijf vraag alleen informatie aan derden als u een baan aangeboden hebt gekregen en zal u ervan op de hoogte brengen als dit het geval is.

Gegevens worden opgeslagen in een aantal verschillende plaatsen, waaronder in uw sollicitatiedossier, in onze HR-managementsystemen en in andere IT-systemen (met inbegrip van e-mail).

 

Waarom verwerkt het Bedrijf persoonsgegevens?

Het Bedrijf moet gegevens verwerken om op uw verzoek stappen te nemen voordat er een overeenkomst met u wordt aangegaan. Uw gegevens moeten mogelijk ook worden verwerkt om een overeenkomst met u aan te gaan.

In sommige gevallen moet het Bedrijf gegevens verwerken om te zorgen dat aan haar juridische verplichtingen wordt voldaan. Het is bijvoorbeeld nodig om te controleren of een succesvolle sollicitant in aanmerking komt om in het VK te werken, voordat het dienstverband van start gaat.

Het Bedrijf heeft een legitiem belang in de verwerking van persoonsgegevens tijdens het wervingsproces en om een administratie van het proces bij te houden. Door het verwerken van gegevens van sollicitanten kan het Bedrijf het wervingsproces beheren, de geschiktheid van een kandidaat voor een dienstverband beoordelen en bevestigen, en besluiten aan wie een baan wordt aangeboden. Het Bedrijf moet mogelijk ook gegevens van sollicitanten verwerken om te reageren op en zich te verdedigen tegen juridische claims.

Het Bedrijf verwerkt mogelijk speciale categorieën gegevens, zoals informatie over etnische afkomst, seksuele geaardheid of religie of geloofsovertuiging, om wervingsstatistieken te bewaken. Er wordt mogelijk ook informatie verzameld over of sollicitanten al dan niet gehandicapt zijn om redelijke aanpassingen te kunnen maken voor kandidaten die een handicap hebben. Het Bedrijf verwerkt dergelijke gegevens om haar verplichtingen uit te kunnen voeren en specifieke rechten uit te kunnen oefenen in verband met werkgelegenheid.

Voor sommige functies is het Bedrijf verplicht om informatie over strafrechtelijke veroordelingen en overtredingen op te vragen. Als het Bedrijf deze gegevens opvraagt, gebeurt dit omdat het noodzakelijk is dat het Bedrijf haar verplichtingen nakomt en specifieke rechten in verband met werkgelegenheid uitoefent.

Als uw sollicitatie niet succesvol is, bewaart het Bedrijf uw persoonsgegevens mogelijk in haar archief, voor het geval zich er toekomstige mogelijkheden voor een dienstverband voordoen waarvoor u mogelijk geschikt bent. Het Bedrijf zal uw toestemming vragen voordat uw gegevens voor dit doel worden bewaard en het staat u vrij uw toestemming te allen tijde in te trekken.

 

Wie heeft toegang tot gegevens?

Uw informatie wordt mogelijk intern gedeeld ten behoeve van de wervingsactiviteit. Dit omvat leden van het HR- en wervingsteam, interviewers die bij het wervingsproces zijn betrokken, managers in het zakelijke gebied met de vacature en IT-personeel als toegang tot de gegevens noodzakelijk is voor de uitvoering van hun functie.

We zullen uw gegevens ook delen met de derden die hieronder uiteengezet worden:

  • enig lid van onze groep, wat betekent onze dochterondernemingen, zoals gedefinieerd in artikel 1159 van de Britse Companies Act 2006 (vermeld in bijlage A.);
  • als we verplicht zijn uw persoonsgegevens openbaar te maken of te delen om te voldoen aan een juridische verplichting, of om onze Algemene voorwaarden of Gebruiksvoorwaarden te bekrachtigen of toe te passen;
  • in het geval dat we een bedrijf of bedrijfsmiddelen verkopen of kopen, in welk geval we uw persoonsgegevens aan de mogelijke verkoper of koper openbaar mogen maken; or
  • als wij of hoofdzakelijk al onze bedrijfsmiddelen worden overgenomen door een derde, in welk geval persoonsgegevens die door ons worden bewaard, een deel van de overgedragen hulpmiddelen zullen uitmaken.
  • SOCOTEC – onze ISO-auditors die zorgen dat we onze ISO-standaarden handhaven.

We zullen uw persoonsgegevens delen met andere entiteiten in onze groep als onderdeel van onze regelmatige rapportage-activiteiten over Bedrijfsprestaties, in de context van de uitoefening van een zakelijke reorganisatie of herstructurering, voor ondersteuning van systeemonderhoud en het hosten van gegevens.

Al onze externe serviceproviders en andere entiteiten in de groep moeten passende beveiligingsmaatregelen nemen om uw persoonsgegevens te beschermen in overeenstemming met onze beleidsrichtlijnen. We vereisen dat deze derden uw persoonsgegevens behandelen in overeenstemming met de wetgeving voor gegevensbescherming en dat ze vertrouwelijk worden gehouden. We staan externe serviceproviders niet toe uw persoonsgegevens voor hun eigen doeleinden te gebruiken. We staan hen alleen toe uw persoonsgegevens te gebruiken voor gespecificeerde doeleinden en in overeenstemming met onze instructies.

Het Bedrijf zal uw gegevens niet met derden delen, tenzij uw sollicitatie succesvol is en u een baan krijgt aangeboden. Het Bedrijf zal uw gegevens in dat geval delen met voormalige werkgevers om referenties voor u te verkrijgen, met leveranciers die achtergrondcontroles van dienstbetrekkingen leveren om de noodzakelijke achtergrondcontroles te verkrijgen en met de Disclosure and Barring Service om noodzakelijke strafbladcontroles te verkrijgen. Dit is als aanvulling op de andere organisaties zoals uiteengezet in onze Kennisgeving in verband met gegevensprivacy voor werknemers.

Mocht u bovendien redelijke aanpassingen in uw rol behoeven, dan is het mogelijk noodzakelijk om contact op te nemen met een externe leverancier voor ondersteuning bij inzicht in uw conditie en het verkrijgen van gespecialiseerde apparatuur. Er wordt zonder uw toestemming geen contact met derden opgenomen. Derden zijn o.a. ARBO, toegang tot werk, etc.

Het Bedrijf zal uw gegevens niet buiten de Europese Economische Ruimte overbrengen.

 

Hoe beschermt het Bedrijf gegevens?

Het Bedrijf neemt de beveiliging van uw gegevens serieus. Er zijn interne beleidsrichtlijnen en controlemechanismen opgezet om te waarborgen dat uw gegevens niet verloren raken, per ongeluk worden vernietigd, verkeerd worden gebruikt of openbaar gemaakt, en er geen toegang tot uw gegevens wordt verkregen, behalve door onze werknemers bij de correcte uitvoering van hun taken. Meer informatie is te vinden in het beleid inzake informatiebeveiliging van het Bedrijf, Coördinatie van informatiebeveiliging, het beleid inzake het beheer van gebruikerstoegang en het beleid inzake beveiligde ontwikkeling.

 

Hoe lang bewaart het Bedrijf gegevens?

Als uw sollicitatie niet succesvol is, bewaart het Bedrijf uw gegevens gedurende 3 maanden na het einde van het relevante wervingsproces in haar archief. Als u ermee akkoord gaat dat het Bedrijf uw persoonsgegevens in haar archief mag bewaren, bewaart het Bedrijf uw gegevens nog eens 3 maanden in haar archief voor overweging bij toekomstige werkkansen. Aan het einde van die periode, of als u uw toestemming voorafgaande aan die datum intrekt, worden uw gegevens verwijderd of vernietigd.

Als uw sollicitatie succesvol is, worden de persoonsgegevens die tijdens het wervingsproces werden verzameld, overgebracht naar uw personeelsdossier en gedurende uw dienstverband bewaard. De perioden waarbinnen uw gegevens worden bewaard, worden in een nieuwe privacykennisgeving aan u gegeven.

 

Uw rechten

Als betrokkene hebt u een aantal rechten. U kunt:

  • Toegang tot uw persoonsgegevens aanvragen (algemeen bekend als ‘toegangsverzoek van betrokkene’). Dit stelt u in staat een kopie te ontvangen van de persoonsgegevens die we over u bewaren en om te controleren of wij deze gegevens rechtmatig verwerken.
  • Vragen om correctie van de persoonsgegevens die we over u bewaren. Dit stelt u in staat om onvolledige of onnauwkeurige informatie die we over u bewaren, te laten corrigeren.
  • Verwijdering van uw persoonsgegevens aanvragen. Dit stelt u in staat om ons te vragen persoonsgegevens te verwijderen als er voor ons geen goede reden is om ze te blijven verwerken. U hebt ook het recht ons te vragen uw persoonsgegevens te verwijderen als u uw recht hebt uitgeoefend om bezwaar tegen de verwerking te maken (zie hieronder).
  • De beperking van verwerking van uw persoonsgegevens aanvragen. Dit stelt u in staat ons te vragen de verwerking van persoonsgegevens over u op te schorten, bijvoorbeeld als u de nauwkeurigheid ervan of de reden voor verwerking ervan wilt vaststellen.
  • De overdracht van uw persoonsgegevens naar een andere partij aanvragen.

Als u één van deze rechten wilt uitoefenen, neemt u contact op met het Complianceteam op DPO@thebigword.com.

U hoeft geen kosten te betalen voor toegang tot uw persoonsgegevens (of om enige van de andere bovenstaande rechten uit te oefenen). We brengen echter mogelijk wel redelijke kosten in rekening als uw verzoek om toegang duidelijk ongegrond of bovenmatig is. In plaats daarvan kunnen we in dergelijke omstandigheden weigeren aan het verzoek te voldoen.

Als u vindt dat het Bedrijf uw gegevensbeschermingsrechten niet heeft nageleefd, kunt u een klacht indienen bij de Information Commissioner.

 

Wat als u geen persoonsgegevens doorgeeft?

U wordt niet statutair of contractueel verplicht om tijdens het wervingsproces gegevens aan het Bedrijf te geven. Als u de gegevens echter niet doorgeeft, kan het Bedrijf uw sollicitatie niet correct of helemaal niet verwerken.

 

Geautomatiseerde besluitvorming

Wervingsprocessen worden niet uitsluitend gebaseerd op geautomatiseerde besluitvorming.