thebigword Privacybeleid V5 – April 2024 

1               Privacybeleid

Dit Privacybeleid (“Beleid”) zet uiteen hoe thebigword Group Limited (“wij”, “ons” of “onze”) uw persoonlijke gegevens verzamelt, gebruikt en deelt in de context van onze websites, zakelijke contacten, sollicitanten, freelance linguïsten, leveranciers, huidige en toekomstige klanten die gebruik maken van onze diensten (samen aangeduid als “u”, “uw”). Het is belangrijk dat je dit Beleid leest zodat je weet hoe en waarom we dergelijke persoonlijke gegevens gebruiken en hoe we ermee omgaan. 

2               Wie we zijn

thebigword Group Limited is de gegevensbeheerder van de persoonlijke gegevens die we over u verzamelen. Dit betekent dat wij verantwoordelijk zijn om te beslissen hoe we persoonlijke informatie over u bewaren en gebruiken en dat we verplicht zijn om u op de hoogte te stellen van de informatie in dit Beleid.

U kunt contact met ons opnemen:

• PER E-MAIL AAN THEBIGWORD DATA PROTECTION OFFICER– DPO@THEBIGWORD.COM 

• PER TELEFOON OP 0870 748 8000; OF
• PER POST BIJ THE COMPLIANCE TEAM, THEBIGWORD, UNIT 4, ROYD’S CLOSE, LOWER WORTLEY, LEEDS, LS12 6LL

Wij zetten ons in om uw privacy te beschermen en te respecteren.

3               Persoonsgegevens: verzameling, doeleinden en rechtsgrondslag

In dit beleid wordt uiteengezet op welke basis persoonsgegevens die wij van u verzamelen of die u aan ons verstrekt, op www.thebigword.com, www.gouldtech.com and www.wordsynk.com (onze “Website“) door ons worden verwerkt. 

“Persoonsgegevens” (of persoonlijke informatie) betekent alle informatie over een persoon aan de hand waarvan die persoon kan worden geïdentificeerd, hetzij alleen op basis van die informatie, hetzij samen met andere informatie die wij bewaren. 

Het type Persoonsgegevens dat wij verwerken verschilt afhankelijk van de manier waarop je met ons omgaat. In de onderstaande tabel vindt u deze informatie, inclusief de manier waarop wij de Persoonsgegevens gebruiken en de context waarvoor wij uw Persoonsgegevens gebruiken:

Klanten en websitegebruikers. 

Wij verzamelen uw persoonsgegevens als u:

• MET ONS COMMUNICEERT VIA ONZE WEBSITE, BIJVOORBEELD DOOR FORMULIEREN IN TE VULLEN,
• MET ONS COMMUNICEERT VIA E-MAIL,
• EEN VAN ONZE DIENSTEN BESTELT, INCLUSIEF ALS U EEN ACCOUNT BIJ ONS AANMAAKT,
• BETALINGEN DOET OF UW ACCOUNTGEGEVENS WIJZIGT,
• ONS FEEDBACK TE GEVEN,
• onze Websites bezoekt (bijvoorbeeld door cookies, uw IP-adres en andere door de browser gegenereerde informatie):

 –

Persoonlijke gegevens van sollicitanten en/of freelance taalkundigen. 

Wij verzamelen uw persoonsgegevens wanneer u solliciteert naar een functie bij ons aan de hand van sollicitatieformulieren, cv’s, paspoorten of andere identiteitsdocumenten, vacaturesites of sociale mediasites en derden, zoals referenties die door voormalige werkgevers zijn verstrekt of die zijn verzameld tijdens sollicitatiegesprekken of andere vormen van beoordeling. Afhankelijk van de functie kunnen we ook informatie verzamelen van aanbieders van antecedentenonderzoek en informatie uit strafregisters:

–

Sollicitanten, freelance taalkundigen, klanten en websitegebruikers

In beperkte omstandigheden kunnen wij de Persoonsgegevens die wij in ons bezit hebben verwerken voor zover dat nodig is om rechtsvorderingen te verdedigen, vast te stellen en uit te oefenen of om te voldoen aan wettelijke of reglementaire verplichtingen. 

Wanneer we persoonlijke gegevens moeten verzamelen vanwege een wettelijke of reglementaire verplichting, of voor de uitvoering van een contract, en u deze gegevens niet verstrekt wanneer daarom wordt gevraagd, zijn we mogelijk niet in staat om het contract uit te voeren dat we met u hebben of proberen af te sluiten (bijvoorbeeld om u onze diensten te leveren). Wij zullen u hiervan op de hoogte stellen.

4               Openbaarmaking van uw persoonsgegevens

Afhankelijk van uw contacten met ons, kunnen wij sommige of alle Persoonsgegevens die wij van u verzamelen en die wij over u verkrijgen, bekendmaken aan de volgende personen:

Andere entiteiten binnen onze Groep: Wij kunnen uw Persoonsgegevens intern delen met andere leden van onze groep, waar nodig, om bijvoorbeeld onze diensten aan u te leveren of om de beoordeling en benoeming van uw aanstelling als freelance linguïst of werknemer te vergemakkelijken. Onze Indiase entiteit biedt ons met name specifieke administratieve ondersteuning voor onze doeleinden zoals beschreven in dit beleid.   

We kunnen uw gegevens waar nodig ook extern delen met:  

• ONZE EXTERNE LEVERANCIERS, ZOALS IT-SERVICEPROVIDERS, MARKETINGLEVERANCIERS, LEVERANCIERS VAN GEGEVENSANALYSES,
• ONZE AUDITORS,
• DERDEN IN HET GEVAL VAN EEN VERKOOP OF OVERNAME VAN ONS BEDRIJF OF ONZE ACTIVA, OF ALS ONDERDEEL VAN EEN ANDERE VORM VAN REORGANISATIE.

Alleen voor freelance linguïsten kunnen we uw gegevens delen met:

• ONZE KLANTEN EN/OF POTENTIËLE KLANTEN, EN
• ONZE OPLEIDINGSPARTNERS ALS U EN WIJ HET EROVER EENS ZIJN DAT U BAAT KUNT HEBBEN BIJ HET VOLGEN VAN TRAININGEN

Zie paragraaf 5 en 7 hieronder voor meer informatie over de waarborgen die we hanteren wanneer we uw gegevens delen met derden.

5               Internationale doorgifte

Sommige van de hierboven vermelde ontvangers kunnen gevestigd zijn buiten de Europese Economische Ruimte (“EER”) en/of het Verenigd Koninkrijk (“VK”). Met name onze interne administratieve ondersteuningsdiensten zijn gevestigd in India. Wanneer we uw persoonlijke gegevens buiten de EER en/of het Verenigd Koninkrijk overdragen, nemen we maatregelen om ervoor te zorgen dat er adequate waarborgen zijn om uw privacyrechten te beschermen. Dit kan het volgende inhouden:

• HET DOEN VAN OVERDRACHTEN NAAR LANDEN DIE DOOR DE REGERING VAN HET VERENIGD KONINKRIJK ADEQUAAT ZIJN BEVONDEN; OF
• HET IMPLEMENTEREN VAN PASSENDE CONTRACTUELE REGELINGEN, ZOALS HET BRITSE ADDENDUM BIJ DE MODELCONTRACTBEPALINGEN VAN DE EU.

Als u meer wilt weten over onze doorgiften en de waarborgen die we hanteren, neem dan contact met ons op via de gegevens onder punt 2 hierboven.

6               Bewaring van uw persoonsgegevens

Wij bewaren uw Persoonsgegevens alleen zolang als nodig is om de relevante doelstelling(en) te vervullen waarvoor ze zijn verzameld, zoals hierboven uiteengezet in dit Beleid. Wij bewaren uw persoonsgegevens ook indien dit nodig is om een rechtsvordering in te stellen, uit te oefenen of te verdedigen, of indien dit anderszins vereist is voor juridische doeleinden en legitieme zakelijke belangen.

7                 Bescherming van uw persoonsgegevens

We zullen alle stappen nemen die redelijkerwijs nodig zijn om ervoor te zorgen dat uw gegevens veilig en in overeenstemming met dit beleid worden behandeld, zoals ISO27001 (2013) Information Security Management System en het Cyber Essentials Plus-schema. Hoewel we ons best doen om uw persoonlijke gegevens te beschermen, kunnen we de veiligheid van uw gegevens die naar onze Website worden verzonden niet garanderen. Elke overdracht is op eigen risico.

Al onze externe dienstverleners en andere entiteiten binnen de groep zijn verplicht om passende beveiligingsmaatregelen te nemen om uw persoonlijke gegevens te beschermen in overeenstemming met ons beleid. We eisen van deze derden dat ze uw persoonlijke gegevens behandelen in overeenstemming met de wetgeving inzake gegevensbescherming en deze vertrouwelijk houden. We staan onze externe dienstverleners niet toe om uw persoonlijke gegevens voor hun eigen doeleinden te gebruiken.

We staan hen alleen toe om uw persoonsgegevens te verwerken voor bepaalde doeleinden en in overeenstemming met onze instructies.

Het bedrijf neemt de beveiliging van uw gegevens serieus. Het heeft interne beleidsregels en controles om ervoor te zorgen dat uw gegevens niet verloren gaan, per ongeluk worden vernietigd, worden misbruikt of openbaar worden gemaakt, en alleen toegankelijk zijn voor onze medewerkers bij de juiste uitvoering van hun taken.

Uw rechten

Wetten inzake gegevensbescherming geven u de volgende rechten, om:

• TOEGANG TE VRAGEN TOT UW PERSOONLIJKE GEGEVENS (ALGEMEEN BEKEND ALS EEN “VERZOEK OM TOEGANG VOOR GEGEVENSSUBJECTEN”). HIERMEE KUNT U EEN KOPIE ONTVANGEN VAN DE PERSOONLIJKE GEGEVENS DIE WIJ OVER U BEWAREN EN CONTROLEREN OF WIJ DEZE RECHTMATIG VERWERKEN; 

• VERZOEK OM CORRECTIE VAN DE PERSOONLIJKE INFORMATIE DIE WE OVER U HEBBEN. DIT STELT U IN STAAT OM ONVOLLEDIGE OF ONJUISTE INFORMATIE DIE WIJ OVER U HEBBEN TE LATEN CORRIGEREN; 

• VERZOEK OM VERWIJDERING VAN UW PERSOONLIJKE GEGEVENS. DIT STELT U IN STAAT OM ONS TE VRAGEN OM PERSOONLIJKE INFORMATIE TE VERWIJDEREN OF TE VERWIJDEREN ALS ER GEEN GOEDE REDEN IS OM DEZE TE BLIJVEN VERWERKEN. U HEBT OOK HET RECHT OM ONS TE VRAGEN UW PERSOONSGEGEVENS TE WISSEN OF TE VERWIJDEREN WANNEER U UW RECHT HEBT UITGEOEFEND OM BEZWAAR TE MAKEN TEGEN DE VERWERKING (ZIE HIERONDER); 

• VERZOEK OM BEPERKING VAN DE VERWERKING VAN UW PERSOONLIJKE GEGEVENS. DIT STELT U IN STAAT OM ONS TE VRAGEN DE VERWERKING VAN PERSOONSGEGEVENS OVER U OP TE SCHORTEN, BIJVOORBEELD ALS U WILT DAT WIJ DE JUISTHEID ERVAN OF DE REDEN VOOR DE VERWERKING ERVAN VASTSTELLEN; EN 

• EEN KOPIE OP TE VRAGEN VAN UW PERSOONSGEGEVENS DIE U AAN ONS HEBT VERSTREKT IN EEN GESTRUCTUREERD, ALGEMEEN GEBRUIKT EN MACHINAAL LEESBAAR FORMAAT OF ONS TE VERZOEKEN DEZE OVER TE DRAGEN AAN EEN ANDERE VERWERKINGSVERANTWOORDELIJKE. 

U hebt ook het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens wanneer wij ons baseren op een gerechtvaardigd belang (of dat van een derde partij) en er iets aan uw specifieke situatie is waardoor u bezwaar wilt maken tegen verwerking op deze grond. 

Als u van mening bent dat de verwerking van uw persoonsgegevens in strijd is met de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming, kunt u een klacht indienen bij uw lokale toezichthoudende autoriteit voor gegevensbeschermingskwesties, bijvoorbeeld in het Verenigd Koninkrijk de Information Commissioner’s Office (ICO) op: https://ico.org.uk. We zouden het echter op prijs stellen om de kans te krijgen om uw zorgen te behandelen voordat u uw lokale toezichthoudende autoriteit benadert, dus neem in eerste instantie contact met ons op via de contactgegevens aan het begin van dit beleid. U hoeft geen kosten te betalen om toegang te krijgen tot uw persoonlijke gegevens (of om een van de andere bovenstaande rechten uit te oefenen). We kunnen echter een redelijke vergoeding in rekening brengen als uw verzoek om toegang duidelijk ongegrond of buitensporig is. Als alternatief kunnen we in dergelijke omstandigheden weigeren aan het verzoek te voldoen. 

Het kan zijn dat we u om specifieke informatie moeten vragen om ons te helpen uw identiteit te bevestigen en uw recht op toegang tot de informatie te waarborgen (of om een van uw andere rechten uit te oefenen). Dit is een andere passende beveiligingsmaatregel om ervoor te zorgen dat persoonlijke informatie niet wordt bekendgemaakt aan personen die geen recht hebben om deze te ontvangen.

Onze Website(s) kunnen van tijd tot tijd links bevatten naar en van andere websites, die hun eigen privacybeleid hebben waarvoor wij geen enkele verantwoordelijkheid of aansprakelijkheid aanvaarden. Controleer dit beleid voordat u persoonlijke gegevens aan deze websites verstrekt.

8               Wijzigingen in dit beleid

We kunnen van tijd tot tijd wijzigingen aanbrengen in dit beleid. Raadpleeg onze website voor dergelijke wijzigingen. Dit beleid is van kracht vanaf 9 april 2024.